Как стать делопроизводителем

Стать делопроизводителем можно без высшего образования: чаще всего достаточно среднего профессионального образования по документоведению или коротких курсов делопроизводства, которые занимают от нескольких недель до нескольких месяцев. Работодатели ценят в этой профессии не столько диплом, сколько внимательность, аккуратность и знание правил документооборота, поэтому войти в неё реально и после курсов, и через постепенный переход из смежной офисной должности - секретаря или ассистента. Дальше заработок и карьера зависят от масштаба организации, отрасли и того, насколько сложным документооборотом приходится управлять.

Кто такой делопроизводитель и из чего состоит его день

Делопроизводитель отвечает за то, чтобы документы в организации создавались, регистрировались, хранились и передавались по правилам, а не терялись и не путались. Это не секретарь на ресепшене и не архивариус в чистом виде, хотя пересечения с обеими профессиями есть.

Рабочий день обычно складывается из нескольких повторяющихся блоков. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции - присвоение номеров, занесение в журналы или электронную систему документооборота, контроль сроков исполнения. Работа с внутренними документами - приказы, служебные записки, протоколы совещаний: делопроизводитель их оформляет по установленным требованиям, следит за правильностью реквизитов и подписей. Формирование дел и подготовка документов к архивному хранению - систематизация по номенклатуре дел, которая утверждается в организации на год. Контроль исполнения поручений - напоминания ответственным сотрудникам о приближающихся сроках, сбор отчётов об исполнении. Работа с системой электронного документооборота - в большинстве современных организаций, от небольших компаний до государственных учреждений, делопроизводство давно переведено в электронный вид, и знание конкретной системы становится частью ежедневной работы.

В крупных организациях делопроизводитель может специализироваться на одном участке - например, только на работе с кадровыми документами или только с договорами, - в небольшой компании чаще приходится закрывать весь цикл документооборота одному человеку.

Где учиться и сколько это занимает

Профильное среднее профессиональное образование дают колледжи по специальности “Документационное обеспечение управления и архивоведение”. Обучение после девяти классов занимает около двух лет десяти месяцев, после одиннадцати - около года десяти месяцев. Программа включает делопроизводство, архивное дело, основы права, работу с офисными программами и системами электронного документооборота.

Высшее образование по направлению “Документоведение и архивоведение” тоже существует в ряде вузов и больше подходит тем, кто в перспективе метит на руководящие позиции - начальника канцелярии, руководителя службы документационного обеспечения. Для рядовой позиции делопроизводителя высшее образование обычно не обязательно.

Самый быстрый путь входа - краткосрочные курсы делопроизводства и документооборота, которые предлагают учебные центры и часть колледжей в формате дополнительного профессионального образования. Такие программы занимают от нескольких недель до трёх-четырёх месяцев и дают базовые знания, достаточные для трудоустройства на начальную позицию. Этот вариант особенно подходит тем, кто уже имеет высшее образование в другой сфере и хочет сменить профессию без повторного долгого обучения.

Отдельно стоит упомянуть, что часть делопроизводителей приходит в профессию без формального обучения вообще - через постепенный переход с позиции секретаря, офис-менеджера или ассистента, если в этой роли уже приходилось заниматься документами. Работодатели на такие случаи смотрят по опыту, а не по диплому.

Что требуют работодатели

Формальное образование - плюс, но не всегда обязательное условие, особенно для небольших компаний вне государственного сектора. Работодатели чаще смотрят на практические навыки. Знание требований к оформлению документов - реквизиты, структура приказов и писем, правила регистрации. Уверенное владение офисными программами, в первую очередь текстовым редактором и таблицами, а также знание хотя бы одной системы электронного документооборота - для многих вакансий это указывается отдельным требованием. Грамотность - делопроизводитель работает с текстом документов ежедневно, и ошибки в оформлении официальной переписки создают проблемы для всей организации. Внимательность к деталям и способность удерживать в голове множество сроков и статусов одновременно.

Для работы в государственных и муниципальных учреждениях, а также в организациях с секретным или конфиденциальным документооборотом требования строже: там чаще нужен профильный диплом, а иногда и допуск к работе со служебной информацией, оформление которого регулируется отдельно.

Как и на большинстве офисных позиций, при трудоустройстве делопроизводителю обычно назначают испытательный срок - за это время работодатель проверяет, насколько человек справляется с реальным документооборотом конкретной организации, а не только с тем, что описано в резюме. О том, как устроен испытательный срок и как он оплачивается, мы разбирали отдельно: что такое испытательный срок и как он оплачивается.

Разряды, категории и грейды

Классической системы тарифных разрядов у делопроизводителя нет, но во многих организациях, особенно государственных и крупных коммерческих, действует система квалификационных категорий, похожая на ту, что используется для других административных должностей.

Делопроизводитель без категории - стартовая позиция, обычно требует минимального опыта или его отсутствия при наличии профильного образования или курсов.

Делопроизводитель второй категории - присваивается после определённого стажа работы и подтверждения квалификации, предполагает больше самостоятельности в принятии решений по документообороту.

Делопроизводитель первой категории - следующая ступень, обычно связана с ведением более сложных участков документооборота или руководством небольшой группой сотрудников канцелярии.

Ведущий делопроизводитель, начальник канцелярии, руководитель службы документационного обеспечения управления - управленческие позиции, где помимо непосредственной работы с документами появляется ответственность за организацию всего документооборота компании или учреждения и за подчинённых сотрудников.

Присвоение категорий чаще формализовано в государственных структурах и крупных компаниях с развитой кадровой политикой; в небольших организациях рост скорее отражается в должности и окладе, чем в официальном присвоении разряда.

От чего зависит заработок

Оплата труда делопроизводителя различается заметно, и вот основные факторы, которые на неё влияют.

Тип организации. Государственные и муниципальные учреждения обычно платят по утверждённой тарифной сетке, и там оклад более предсказуем, но часто ниже, чем в коммерческом секторе на аналогичной позиции. Крупные коммерческие компании с большим документооборотом, особенно в юридической, финансовой сфере или в строительстве, платят больше за счёт объёма и сложности работы.

Объём и сложность документооборота. Делопроизводитель, который ведёт работу с договорами, юридически значимыми документами или документами с ограниченным доступом, обычно получает больше, чем тот, кто занят только регистрацией входящей и исходящей корреспонденции.

Регион. В Москве, Санкт-Петербурге и крупных городах вилка заметно выше, чем в небольших населённых пунктах, где предложений на позицию делопроизводителя вообще меньше.

Дополнительные навыки. Знание нескольких систем электронного документооборота, опыт работы с кадровым делопроизводством или бухгалтерскими документами расширяет круг доступных вакансий и повышает верхнюю границу вилки.

Ориентировочно начинающий делопроизводитель получает от 30 до 45 тысяч рублей в месяц в регионах и от 45 до 65 тысяч в Москве и крупных городах. Специалист с опытом от трёх лет и категорией - от 45 до 70 тысяч в регионах и от 65 до 100 тысяч в столице. Начальник канцелярии или руководитель службы документационного обеспечения в крупной организации может выходить на 90-140 тысяч и выше. Это порядок величин по объявлениям о вакансиях, реальная сумма всегда зависит от конкретного работодателя.

Куда расти и смежные профессии

Вертикальный рост внутри профессии ведёт от рядового делопроизводителя к ведущему специалисту, а затем к руководителю службы документационного обеспечения или начальнику канцелярии - должности, где основная работа связана уже не с личным ведением документов, а с организацией всего документооборота компании и управлением сотрудниками.

Горизонтальные переходы тоже распространены. Опыт работы с документами и знание систем документооборота хорошо переносится в кадровое делопроизводство и дальше в HR - многие делопроизводители со временем переходят в специалисты по кадрам, а затем и в HR-менеджеры, если им интересна работа с людьми, а не только с бумагами. Другое направление - переход в помощники руководителя или личные ассистенты, где к делопроизводству добавляется больше координационных задач. Опыт работы с финансовыми и договорными документами также открывает путь в бухгалтерию на позиции, связанные с первичной документацией, хотя для полноценной работы бухгалтером потребуется уже отдельное профильное образование.